KHÓA HỌC
KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO &
EMAIL HIỆU QUẢ
Giới thiệu chương trình
Những bài viết
hay báo cáo của các sếp luôn là cơ hội lớn để họ gây được ấn tượng với người
khác. Không ít vị quan chức đã từng đọc đoạn nọ xọ đoạn kia chỉ vì những lỗi
bất cẩn.
Do vậy, kể cả khi việc viết lách được các sếp khoán gọn cho các trợ lý của
mình thì chính người sếp cũng vẫn cần có khả năng để tự kiểm tra lại những
văn bản này.
Chính những văn bản ấy là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện hình ảnh và uy
tín của mỗi nhà lãnh đạo. Trái lại, nếu văn bản của các sếp được phát ra
rộng rãi mà lại chứa đựng quá nhiều sai sót, nó sẽ làm xấu đi hình ảnh của
họ. Bởi vậy, thay vì phải dựa dẫm, ỷ lại vào cấp dưới, bạn nên tự thân vận
động, trau dồi khả năng viết lách của mình để hiệu quả hơn trong công việc,
nâng cao hình ảnh và vị thế của mình.
Khóa học
"Kỹ Năng Viết Báo Cáo &
Email Hiệu Quả"
của học viện kỹ năng Infochief sẽ giúp cho các học viên nắm bắt được cấu trúc các
loại báo cáo, tư duy để viết báo cáo, quy trình xây dựng và viết báo cáo;
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin để viết báo cáo; cách viết và trình
bày một bản báo cáo. Bên cạnh những giờ học lý thuyết, học viên đã cùng nhau
làm việc theo nhóm để thực hành và thảo luận về quy trình viết báo cáo ở đơn
vị, về các phương pháp thu thập và xử lý thông tin để viết báo cáo, về thể
thức trình bày và nội dung của một số báo cáo cụ thể.
Mục tiêu đào tạo
- Nắm vững cấu trúc và các loại
báo cáo phổ biến trong lĩnh vực IT: Báo cáo dự án, báo cáo sự cố, báo cáo
tài chính, báo cáo tiến độ,...
- Kỹ năng thu thập và phân tích dữ liệu: Thu thập thông tin chính xác, đầy
đủ, phân tích dữ liệu một cách khoa học để làm cơ sở cho báo cáo IT.
- Viết báo cáo rõ ràng, súc tích và dễ hiểu: Sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành
phù hợp, trình bày thông tin logic, mạch lạc, đảm bảo tính chính xác và
chuyên nghiệp.
- Thiết kế báo cáo khoa học và thu hút: Sử dụng các công cụ hỗ trợ, thiết kế
báo cáo khoa học, bố cục hợp lý, hình ảnh, biểu đồ minh họa trực quan.
- Kỹ năng viết email chuyên nghiệp: Viết email giao tiếp nội bộ, email báo
cáo, email đề xuất,... theo đúng quy tắc và chuẩn mực.
- Truyền đạt thông tin qua email hiệu quả: Email ngắn gọn, rõ ràng, đi thẳng
vào trọng tâm, trình bày đầy đủ thông tin cần thiết.
- Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng, phù
hợp với từng đối tượng người nhận trong môi trường IT.
- Đính kèm file và chia sẻ thông tin: Đính kèm file hợp lý, chia sẻ thông
tin chính xác, đảm bảo an toàn bảo mật trong email.
- Kỹ năng phản hồi email: Phản hồi email nhanh chóng, đầy đủ thông tin, giải
quyết vấn đề hiệu quả và duy trì giao tiếp chuyên nghiệp.
- Luôn cập nhật xu hướng viết email mới: Cập nhật các xu hướng viết email
mới nhất, sử dụng các công cụ hỗ trợ hiện đại để nâng cao hiệu quả giao tiếp
trong lĩnh vực IT.
Đối tượng học viên
i. Các cấp lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp
ii. Các Giám đốc chức năng, trưởng / phó các phòng / ban / bộ phận trong
doanh nghiệp, các nhân viên cần viết báo cáo.
iii. Những người đã có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp và có
mong muốn phát triển và hoàn thiện kỹ năng viết báo cáo.
Nội
dung chương trình
Phần 1. Lợi ích của viết báo cáo chuyên
nghiệp
- Vai trò của báo cáo trong công việc và dự án
- Mối liên quan giữa người viết báo cáo và người đọc
- Những lỗi thường gặp trong các báo cáo
- Những thông tin cần thiết để viết báo cáo
-
Lợi ích của viết báo cáo chuyên nghiệp
Phần 2. Cấu trúc của một báo cáo
- Cấu trúc của báo cáo
chuyên nghiệp (5W-1H)
- Cấu trúc của báo cáo công việc dự án
- Cấu
trúc của báo cáo theo yêu cầu của chuyên môn
+ Báo cáo kế hoạch/ kết quả công việc chung
+ Báo cáo kế hoạch/ kết quả sản xuất
+ Báo cáo kế hoạch/ kết quả kinh doanh
+ Báo cáo nhân sự
- Thực hành theo nhóm các
tình huống thực tế
Phần 3. Kỹ
năng viết báo cáo
- Các bước viết một báo cáo
- Xác định
nhu cầu thông tin của người đọc báo cáo
- Xác định cấu trúc báo
cáo phù hợp
- Cấu trúc tổ chức nội dung cho báo cáo
(MECE, Tree, Triangle Logics)
- Sử dụng biểu đồ trong
báo cáo
- Kết luận và các đề xuất
- Các phụ lục và tài liệu
tham khảo cần thiết
- Đánh giá sau khi hoàn thành bản báo cáo
- Thực hành viết báo cáo tình huống trong (Kinh doanh - Sản xuất)
+ Báo cáo theo yêu cầu
+ Báo cáo dự án
+ Báo cáo sự cố
+ Báo cáo định kỳ
Phần 4.
Thảo luận các mẫu báo
cáo hiện tại của doanh nghiệp
- Báo cáo kế hoạch và công việc hàng ngày
- Báo cáo kế hoạch tháng/quý/năm
- Báo cáo sơ kết/ tổng kết
- Báo cáo mục tiêu và kế hoạch tổng công ty/ phòng ban/ bộ phận.
- Thực hành theo nhóm các
tình huống thực tế
Phần 5. Kỹ năng viết
Email
- Cách đặt chủ đề email
- Lời chào hỏi trong email
- Cách sử dụng To, CC, BCC, Forward, Reply All
- Sự logic thiết kế nội dung chính
- Các quy tắc PREP, POOLS trong viết nội dung
- Cách sử dụng 5W1H phù hợp
- Sự lễ độ và phép lịch sự
- Khả năng lôi cuốn sự chú ý của người nghe qua việc sử dụng ngôn ngữ
phù hợp
- Phần cuối thư
- 10 Lỗi viết Email thường gặp
- Các mẫu email thông dụng
Tài
liệu học
i. Tài liệu
lưu hành nội bộ (Tiếng Việt).
Phương pháp giảng dạy
Chuyên gia sử
dụng các phương pháp đào tạo sau đây để chuyển tải nội
dung khóa học:
i. Học theo nhóm, học mang tính
thảo luận nhiều hơn là thuyết giảng, luôn lấy người học
làm trung tâm;
ii. Đào tạo mang tính tư vấn (training as consulting) và
hướng dẫn cho Học viên để có thể ứng dụng và giải quyết
được các vấn đề thực tế của doanh nghiệp.
iii. Đưa lý thuyết ngắn gọn vào thực tế công việc; Sử
dụng các yếu tố hỗ trợ như phim, hình ảnh, câu chuyện.
Sự khác biệt về phương
pháp đào tạo tại Infochief
- Phương pháp giảng
dạy Coaching dựa trên các bài tập thực hành thực tế
trong công việc hàng ngày
- Đào tạo thực hành
sát nhất với chuyên môn của từng vị trí
- Trang bị 20% là kiến thức, 80% là thực hành kỹ năng thực tế môi trường công
việc hàng ngày
- Đảm bảo chuẩn đầu ra là hiểu và áp dụng
được các kỹ năng đã được học
Thông tin
học tại doanh nghiệp (inhouse)
Chứng nhận tốt nghiệp
:
Sẽ do học viện
INFOCHIEF cấp, có giá trị trên toàn quốc.
Bên cạnh đó, bản thân người IT cũng nhìn nhận được định hướng phát triển nghề nghiệp của mình, giá trị cốt lõi của nghề nghiệp IT mà tất cả chúng tôi đang theo với niềm đam mê mãnh liệt của những người làm việc trong lĩnh vực công nghệ.
Đây thật sự là khóa học với định hướng tốt để chúng tôi hoàn thiện tổ chức CNTT của doanh nghiệp và phát triển cùng với sự lớn mạnh của doanh nghiệp.